Pri pripravi ponudbe za javno naročilo je ključnega pomena doslednost, natančnost in skladnost z zahtevami razpisne dokumentacije. Odvetniška družba Cukrov se ponaša z izkušenimi strokovnjaki na področju javnih naročil in v tem članku želimo deliti nekaj koristnih nasvetov, kako narediti ponudbo, ki bo izstopala in prepričala naročnika.
1. Razpisna Dokumentacija: Temeljni Gradnik Ponudbe
Razpisna dokumentacija predstavlja ključni del vsakega javnega naročila. Določa pravila, zahteve in merila za izbor izvajalca ter pravice in obveznosti izbranega izvajalca. Pomembno je, da se ponudniki temeljito seznanijo s to dokumentacijo, saj vsebuje ključne smernice za pripravo uspešne ponudbe; če pa so mnenja, da dokumentacija ni skladna z zakonodajo, morajo naročnika na to opozoriti na Portalu Javnih Naročil. To morajo narediti na pravilen način, pravočasno, sicer izgubijo možnost zatrjevanja te kršitve v morebitni reviziji.
2. Vzorčna dokumentacija za enostavno pripravo
Kljub raznolikosti naročil obstaja vzorčna dokumentacija, ki olajša pripravo ponudb za pogosta podobna ali istovrstna naročila. Družba Cukrov priporoča uporabo standardnih vzorcev, ki jih je mogoče prilagoditi glede na posebnosti posameznega naročila.
3. Specifikacija Naročila:
“Specifikacija naročila” predstavlja jedro razpisne dokumentacije, kjer so podrobno opisani predmet, zahteve in obseg naročila. Pomembno je, da je specifikacija pripravljena v elektronski obliki, kar olajša objavo na “Portalu javnih naročil” in na naročnikovi spletni strani. Ponudniki morajo biti pozorni, da v primeru nerazumevanja specifikacije na to opozorijo naročnika, ter da si nejasnosti ne razlagajo sami, temveč povprašajo tiste, ki so bolj izkušeni v konkretni stroki (če gre zgolj za tehnično vprašanje) ali naročnika samega, kaj točno zahteva. Vse zahteve morajo biti jasno izpolnjene v ponudbi, in ponudnik mora biti pozoren, da to tudi dobro poudari. Določeni dokumenti morajo biti prav tako podpisani z strani relevantnih podpisnikov.
4. Navodila za pripravo ponudbe:
Navodila za pripravo ponudbe vsebujejo pravila poslovanja naročnika in ponudnikov v postopku javnega naročila. Pomembno je, da so ta navodila dosledna in jasna, ter da vsebujejo jasne zahteve in pogoje za oddajo ponudbe. V primeru nejasnosti svetujemo ponudnikom, naj naslovijo na naročnika vprašanje na Portalu Javnih Naročil.
5. Osnovni podatki o naročilu:
Osnovni podatki o naročilu so predstavljeni v obliki tabele, ki omogoča enostavno preglednost in informacije o naročilu na enem mestu. Ponudnikom je tako olajšano pripraviti dokumente, ki jih je mogoče predložiti v elektronski obliki.
6. Pogoji in merila za izbor ponudb:
Pogoji za priznanje sposobnosti predstavljajo sito za selekcioniranje ponudnikov.
Enotni evropski dokument v zvezi z oddajo javnega naročila (ESPD) je predpisan z Izvedbeno uredbo Komisije (EU) 2016/7 z dne 5. januarja 2016 o določitvi standardnega obrazca za enotni evropski dokument v zvezi z oddajo javnega naročila (UL L št. 3 z dne 6. 1. 2016, str. 16).
ESPD je lastna izjava, ki je na voljo v vseh jezikih EU in se uporablja kot predhodni dokaz, da gospodarski subjekt izpolnjuje zahtevane pogoje za sodelovanje, ki jih ureja 76. člena Zakona o javnem naročanju (Uradni list RS, št. 91/15 s spremembami; v nadaljnjem besedilu: ZJN-3) in da zanj ne obstajajo razlogi za izključitev, ki jih ureja 75. člen ZJN-3. Gospodarski subjekt lahko zahtevane podatke vnese neposredno v elektronsko obliko ESPD, ki je brezplačno na voljo za naročnike, ponudnike in druge zainteresirane strani.
Gospodarski subjekt izpolnjen ESPD predloži v ponudbi skupaj z vso ponudbeno dokumentacijo izključno v elektronski obliki. Aplikacija eESPD omogoča izvoz in shranjevanje. V primeru, da naročnik od gospodarskega subjekta zahteva elektronsko podpisovanje ESPD v .xml obliki, se elektronsko podpisovanje lahko izvede z digitalnim kvalificiranim potrdilom preko spletne povezave https://sicas.gov.si/CES-Sign/sign/sign.htm.
Zaključek:
Priprava odlične ponudbe za javno naročilo zahteva poznavanje in skrbno upoštevanje razpisne dokumentacije. Odvetniška družba Cukrov stremi k temu, da ponudnikom zagotovi pravno strokovno pomoč in nasvete, ki vodijo do uspešnih in skladnih ponudb v postopkih javnih naročil.